１．総務の仕事は
総務の仕事は、小規模企業の場合、社長または奥さんが営業や経理をしながらのため、営業や経理の核の仕事に専念できません。社員任せでは営業の成績に比例して給与を上げる業務ではなく、一から教育すると時間もコストもかかり、覚えた頃にやめられると、また一からやり直しです。だからといって法律、労務、税務知識を知らないまま進めると、思わぬ出費やトラブルが発生することもあります。
そこで総務業務をアウトソーシングすることを考えられたら…。
２．総務業務の最小化
個々の業務として本当に必要かどうかを各々再検討行い、個々のサービスのレベルアップを図り、コストを極小化することを目標とします。ヒト・カネなど大事な資源を営業活動などに集中的に投入することが可能となります。
３．監督機能に特化
総務部に残すべき仕事は、最も効率のよい必要最小限のオペレーションで、その目的を達成できる仕事であるべきです。定型的で判断の要らない業務はアウトソーシングすべきです。残された監督業務でアウトソーシングした業務を監督し、判断が必要な業務だけを総務部に残すべきです。
４．リスク管理
今後の大きなテーマとして、リスク管理があります。ＰＬ法や株主代表訴訟、相次ぐ企業の倒産やネット社会の到来など、何が企業のリスクとなるか分からない時代に突入しています。また、労使間の個別労働紛争が発生しやすくなっております。
どんな小さな企業であっても、契約書の締結から物品の購入とリスク管理は、いつでも必要とされています。
５．外部専門家のアドバイス
業務の見直しを行ううえで参考になるのが「プロの意見」です。前例に囚われ自社内だけでは、良策が見つけにくいものです。法的な観点を含めたリスク管理に対して、適切なアドバイスを行います。外部専門家として気軽に使って下さい。
６．他社の事例、自社の方向性
業務の見直しで大変参考にあるのが、「他社事例」特に「同業他社の事例」です。そして、この事例ほど、業務改善に有効な情報はありません。これを参考にして、自社の状況を絡めて業務の見直しや、新制度を導入できます。但し、守秘義務の範囲での情報提供です。
